Вступна лекція на тему

 

«Microsoft Access»

 

 

 

Поняття бази даних

 

 

 

            MS   Access   – це система управління базами даних, що входить до складу професійної редакції   Microsoft   Office . Це програма, що дозволяє працювати з базами даних.

 

База даних - це організована структура, призначена для зберігання інформації.   Прикладом дуже простої бази даних може бути телефонна книга.

 

            Основне призначення Access – створювати двовимірні таблиці з різними типами даних.

 

 

 

Таблиці

 

 

 

            Таблиця - це основний об'єкт бази даних. База даних може містити кілька таблиць. Рядок таблиці називають запис, а стовпець - полем. Кожному стовпцю таблиці обов'язково необхідно вказати тип даних. Як мінімум один стовпець таблиці має бути ключовим. Властивість «ключове поле» надають найважливішому стовпцю.

 

 

 

Типи даних Microsoft Access

 

 

 

Короткий текст

(«Текстовий» у застарілих версіях Access)

Короткі буквено-цифрові значення, наприклад, прізвище або поштову адресу. Починаючи з версії Access 2013, текстовий тип даних перейменований на "Короткий текст".

Число

Числові значення, наприклад, відстані. Для фінансових значень є окремий тип даних.

Грошова одиниця

Грошові значення (ці цифри до яких автоматично додається програмою символ валюти $, €).

Так/Ні

Містить лише значення "Так" або "Ні".

Дата й час

Значення дати та часу зі 100 по 9999 роки.

Форматований текст

Текст або поєднання тексту та чисел, які відформатовані за допомогою елементів керування кольором та шрифтом.

Обчислюваний

Містить результат обчислення формули, заданої користувачем. Обчислення може посилатися інші поля в тій же таблиці. Обчислення створюються з допомогою будівельника виразів. Поля, що обчислюються, вперше з'явилися в Access 2010.

Вкладення

Вкладені зображення, файли електронних таблиць, документи, діаграми та інші файли типів, що підтримуються в записах бази даних (як і в електронної пошти).

Гіперпосилання

Текст або поєднання тексту та чисел, збережене як текст і використовуване як адреса гіперпосилання.

Довгий текст

(«Поле МЕМО» у застарілих версіях Access)

Довгі блоки тексту (до 65 КБ). Типовий приклад використання поля MEMO – докладний опис продукту. Починаючи з версії Access 2013, тип даних MEMO перейменований на "Довгий текст".

Майстер підстановок

Список значень, отриманих з таблиці або запиту, або набір значень, які ви вказали під час створення поля. Запускається майстер підстановок, за допомогою якого можна створити поле підстановки. Залежно від вибору, зробленого в майстрі, дані в полі підстановки можуть мати текстовий або числовий тип.

Автонумерація

Для автоматичної нумерації рядків таблиці.

 

   

 

Запит

 

 

 

Запит   – це об'єкт бази даних, який слугує для вибору необхідної інформації із бази даних.

 

 

 

Запити дозволяють:

 

 

 

1.      Вибрати з великої (за кількістю стовпців) таблиці лише кілька необхідних стовпців.

 

2.      Об'єднати разом дві та більше таблиці

 

3.      Виконати у запиті обчислення.

 

4.      Застосувати у запиті умови відбору та в результаті будуть показані лише ті рядки, які відповідають умовам.

 

5.      Застосувати у запиті фільтри.

 

   

 

Форми

 

 

 

Форма – це об'єкт бази даних, який можна використовувати для створення інтерфейсу користувача бази даних. Форма безпосередньо з'єднана з джерелом даних, наприклад таблицею або запитом. Це означає, що форма може використовуватися для введення, зміни або відображення даних із джерела даних. У формі можна створювати будь-які кнопки, написи та інші елементи керування, необхідні для роботи.

 

 

 

Звіти

 

 

 

За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та групувати інформацію в базі даних Microsoft Access. Основне призначення звітів – роздрук інформації на аркуші. Звіти дозволяють робити угруповання даних, їх сортування, а також налаштувати зовнішній вигляд.

 

 

 

 

 

 

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНА РОБОТА №1

 

Проектування баз даних

 

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки і санітарно-гігієнічних норм

 

Хід роботи

 

 

 

       Створити нову базу даних. Присвоїти їй ім'я (ваше Прізвище та ім’я) і зберегти в папці Мої документи. У вкладці «Створення» створити таблицю в режимі таблиці, натиснувши кнопку "Таблиця". Перейменувати поля «Поле1», «Поле2» і т.д. в "ПІБ", "Адреса", "Місто", "Район". Полях "ПІБ", "Адреса", "Місто", "Район" привласнити тип даних «Короткий текст». Поле "Код" перейменувати в № і привласнити тип даних "лічильник".

 

 

 

№

ПІБ

Адреса

Місто

Район

 

 

 

 

 

 

 

 

        Зберегти таблицю, присвоїти їй ім'я "Студенти і адреси". Відкрити таблицю і ввести необхідні дані (10 записів). наприклад:

 

 

 

№

ПІБ

Адреса

Місто

Район

1

Гайдаржи Володимир Іванович

вул. Пушкіна 1, кв. 1

м. Ізмаїл

Ізмаїльський р-н

2

Жукова Наталія Олегівна

вул. Телеграфна 12, кв. 21

м. Болград

Болградський р-н

3

Колесниченко Олена В′ячеславівна

вул. Гагаріна 31, кв. 13

м. Рені

Ренійський р-н

4

Куку Віктор Сергійович

вул. І.Баліки, 41

с. Озерне

Ізмаїльський р-н

5

Мельников Олександр Володимирович

вул. Нахімова, 103

с. Плавні

Ренійський р-н

6

Мельниченко Сергій Михайлович

вул. Короленко 33, кв. 1

м. Ізмаїл

Ізмаїльський р-н

7

Остапенко Едуард Олександрович

вул. Ніжнєсадова, 51

м. Ізмаїл

Ізмаїльський р-н

8

Пєрєв Дмитро Вікторович

вул. Заводська, 155, кв. 17

м. Болград

Болградський р-н

9

Тінкул Сергій Іванович

вул. Шкільна, 76

с. Оріхівка

Болградський р-н

10

Цоєв Іван  Петрович

вул. Одеська, 186

с. Василівка

Болградський р-н

 

 

 

Поле «ПІБ» зробити ключовим (кнопка "Режим" => меню «Конструктор» => кнопка «Ключове поле»).

 

Збережіть вашу роботу на комп’ютері у вашій папці. 

 

 

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНА РОБОТА №2

Створення і опрацювання таблиць бази даних

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки

і санітарно-гігієнічних норм

Оборудование: компьютер с установленным СУБД Access.

 

Хід работы

 

1. Відкрити раніше створену базу даних. У вкладці «Таблиці» створити таблицю в режимі Конструктора. У таблиці повинні бути наступні поля: № (тип даних - лічильник), ПІБ (тип даних - текстовий), дата народження (тип даних - Дата / час), стипендія (тип даних - грошовий). Наприклад:

№

ПІБ

Дата народження

Стипендія

1

Гайдаржи Володимир Іванович

10.11.2000

723,00 грн.

2

Жукова Наталія Олегівна

01.02.2001

834,00 грн.

3

Колесниченко Олена В′ячеславівна

01.02.2001

542,00 грн.

4

Куку Віктор Сергійович

12.04.2001

996,00 грн.

5

Мельников Олександр Володимирович

15.12.2000

855,00 грн.

6

Мельниченко Сергій Михайлович

17.07.2001

400,00 грн.

7

Остапенко Едуард Олександрович

05.06.2001

775,00 грн.

8

Пєрєв Дмитро Вікторович

26.02.2001

699,00 грн.

9

Тінкул Сергій Іванович

22.08.2001

900,00 грн.

10

Цоєв Іван  Петрович

03.07.2001

805,00 грн.

В меню «Головна», пункт «Шрифт» вибрати необхідний шрифт, його розмір і накреслення.

2. Щоб для поля «Стипендія» вибрати необхідну одиницю виміру необхідно в «Панелі управління» запустити додаток «Мова і регіональні стандарти» і у вкладці «Формати» => кнопка «Додаткові параметри» => вкладка «Днежная еденица», встановити одиницю вимірювання «грн» та застосувати зміни. Так само слід перевірити режим конструктора таблиці. У ньому перевірити настройки поля «Стипендія».

3. Поле «ПІБ» зробити ключовим. Зберегти таблицу під ім’ям «Студенти і стипендія».

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНА РОБОТА №3

Створення і опрацювання таблиць бази даних

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки

і санітарно-гігієнічних норм

Обладнання: комп’ютер із СУБД Microsoft Access.

 

Хід роботи

 

Відкрити раніше створену базу даних. У вкладці «Таблиці» створити нову таблицю «Паспортні дані» в режимі Конструктора. У таблиці повинні бути наступні поля: № (тип даних – лічильник), ПІБ (тип даних – текстовий), Дата народження (тип даних – текстовий, маска введення 0000-00-00), телефон мобільний (тип даних – текстовий, маска введення (000)0000000), номер паспорта (тип даних – текстовий, маска введення 00000000-00000), ідентифікаційний код (тип даних – текстовий, маска введення 0000000000).

 

Для поля «Дата народження» можна ввести стандартну маску. Для цього в режимі конструктора, у вкладці «Загальні», поле «Маска введення» скористатися набором стандартних масок.

 

№

ПІБ

Дата народження

Телефон мобільний

Номер паспорту

Ідентифікаційний код

1

Гайдаржи Володимир Іванович

2000-11-10

(098)4572567

20001110-00683

1947593759

2

Жукова Наталія Олегівна

2001-02-01

(050)1295743

20010201-00356

74237527424

3

Колесниченко Олена В′ячеславівна

2001-02-01

(063)3754278

20010201-00156

53245509847

4

Куку Віктор Сергійович

2001-04-12

(098)5783478

20010412-00478

5678945678

5

Мельников Олександр Володимирович

2000-12-15

(098)2572584

20001215-00453

5712569872

6

Мельниченко Сергій Михайлович

2001-07-17

(098)7835678

20010717-00112

4562851456

7

Остапенко Едуард Олександрович

2001-06-05

(063)1683578

20010605-00567

7358412569

8

Пєрєв Дмитро Вікторович

2001-02-26

(098)9527529

20010226-00233

7539514753

9

Тінкул Сергій Іванович

2001-08-22

(063)8471685

20010822-00278

7514569875

10

Цоєв Іван  Петрович

2001-07-03

(098)9742689

20010703-00578

7412365896

 

Рекомендації по виконанню роботи:

Символ 0 (нуль) – це маска, що дозволяє ввести один числовий символ.

Символ L (на верхньому регістрі) – це маска, що дозволяє ввести один буквений символ. Якщо перед символом L помістити символ >, то в результаті вийде маска >L, що дозволяє вводити текст на верхньому регістрі. Якщо перед символом L помістити символ <, то в результаті вийде маска <L, що дозволяє вводити текст на нижньому регістрі.

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНА РОБОТА №4

Створення і опрацювання таблиць бази даних

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки

і санітарно-гігієнічних норм

Обладнання: комп’ютер із СУБД Microsoft Access.

 

Хід роботи

 

 

Відкрити раніше створену базу даних. У вкладці «Таблиці» створити нову таблицю «Дані учнів» в режимі Конструктора. Поле № має тип даних "Автонумерація". Поле ПІБ – «короткий тест». Поле «Середній бал» – числовий (із 1 знаком після коми). Поле «Форма навчання» – тип даних «Майстер підстановок» (варіант із фіксованих набором значень). Поле «Характеристика зі школи» - тип даних «довгий текст» (щоб при необхідності надрукувати більш ніх 255 символів). Поле «Електронна пошта» має тип даних «гіперпосилання». Поле «Фото» – тип даних «Об'єкт OLE» (для завантаження фото учня в базу даних – перетягніть фото із папки в комірку таблиці).

 

 

№

ПІБ

Середній бал

Форма навчання

Характерістика зі школи

Електронна пошта

Фото

1

Гайдаржи Володимир Іванович

7,8

бюджет

Скромний, товариський

Gaidarzi

@gmail.com

 

2

Жукова Наталія Олегівна

8,9

контракт

Навчався в повну міру своїх сил

Zhukova

@gmail.com

 

3

Колесниченко Олена В′ячеславівна

6,7

контракт

Приймав участь у спортивних змаганнях

Kolesnichenko

@gmail.com

 

4

Куку Віктор Сергійович

6,5

бюджет

Виконував роль старости класу

Kuky

@gmail.com

 

5

Мельников Олександр Володимирович

8,6

контракт

Співає, танцює

Melnikov

@gmail.com

 

6

Мельниченко Сергій Михайлович

7,3

бюджет

Навчався не в повну міру своїх сил

Melnichenko

@gmail.com

 

7

Остапенко Едуард Олександрович

9,1

бюджет

Сумлінно виконував доручення

Ostapenko

@gmail.com

 

8

Пєрєв Дмитро Вікторович

7,5

бюджет

Був зам. старости класи

Perev

@gmail.com

 

9

Тінкул Сергій Іванович

8,2

контракт

Виконував роль фізорга

Tinkul

@gmail.com

 

10

Цоєв Іван  Петрович

8,5

контракт

Відповідав за чергування

Tsoev

@gmail.com

 

 

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНА РОБОТА №5

Фільтри, запити

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки

і санітарно-гігієнічних норм

Обладнання: комп’ютер із встановленним СУБД Access.

 

Хід роботи

 

1. Відкрити раніше створену базу данних. Налаштувати схему даних - меню "Робота з базами даних" - "Схема даних" - провести зв'язок між полями ПІБ обох таблиць

.

 

2. Зробити простий запит (запит на підставі однієї таблиці). Перейти в меню «Створення», кнопка «Майстер запитів», пункт «Простий запит». Вибрати необхідний об'єкт бази даних (таблицю) на підставі якого буде створюватися запит, вказати поля, які будуть використовуватися в запиті. Присвоїти запитом ім'я і відкрити його для перегляда. Наприклад, створити запит на підставі таблиці, створеної на лабораторній роботі №1. А в запит взяти поля №, ПІБ і місто. Тобі результат виконання запиту буде:

 

№

ПІБ

Місто

1

Гайдаржи Володимир Іванович

м. Ізмаїл

2

Жукова Наталія Олегівна

м. Болград

3

Колесниченко Олена В′ячеславівна

м. Рені

4

Куку Віктор Сергійович

с. Озерне

5

Мельников Олександр Володимирович

с. Плавні

6

Мельниченко Сергій Михайлович

м. Ізмаїл

7

Остапенко Едуард Олександрович

м. Ізмаїл

8

Пєрєв Дмитро Вікторович

м. Болград

9

Тінкул Сергій Іванович

с. Оріхівка

10

Цоєв Іван  Петрович

с. Василівка

 

3. Зробити простий запит на підставі двох таблиці. Виконується аналогічно, але на етапі вибору полів таблиці, додатково вказується таблиці №2, створена на лабораторній роботі №2. Щоб такий запит успішно заробив необхідно виконати три умови:

а) Поля ПІБ в обох таблицях повинні бути названі однаково

б) Прізвища в обох таблицях повинні бути однаковими

в) Поля ПІБ в обох таблицях повинні бути ключовими полями.

4. Використати фільтр для тексту та чисел. Натиснути кнопку «фільтр» у меню «Головна». Застосовати фільтр для:

а) поля ПІБ, залишивши тільки – Цоєв Іван Петрович

б) для поля Стипендія, показав тих, хто отримує стипендію більше 500 грн.